Oleh: Yudhistira
Artikel ini akan terus diupdate secara berkala. Update terakhir 9 Juni 2025
Pendidikan tinggi di Jepang menawarkan pengalaman yang unik dan mendalam bagi mahasiswa internasional. Negara ini terkenal dengan institusi pendidikan berkualitas tinggi, budaya yang kaya, dan masyarakat yang ramah. Bagi mahasiswa baru yang memulai perjalanan mereka di Jepang, berikut adalah beberapa tips penting yang dapat membantu mereka menavigasi dan meraih kesuksesan dalam pengalaman belajar mereka.
1. Temukan Komunitas
Ketika sedang berada di negara asing, penting bagi kita untuk berkomunitas dan saling membantu. Terdapat beberapa manfaat dari berkomunitas selama belajar di Jepang:
- Memiliki sumber informasi dari orang-orang yang telah memiliki pengalaman lebih lama di Jepang
- Memperluas jaringan sosial
- Mendapatkan warisan barang-barang dari senior yang akan lulus
Bagi pelajar baru yang akan belajar di Prefektur Shiga, dapat bergabung dalam komunitas-komunitas berikut:
a. Persatuan Pelajar Indonesia di Shiga (khusus bagi pelajar)
b. Paguyuban Indonesia di Shiga (terbuka untuk semua orang)
2. Penuhi syarat-syarat administratif
Secara umum, terdapat beberapa syarat administratif yang sebaiknya dipenuhi setelah sampai di Jepang:
1. Mengesahkan alamat tempat tinggal di City Hall
Syarat administrasi pertama yang harus dipenuhi adalah mengesahkan alamat tempat tinggal di City Hall. Setelah syarat administrasi ini dipenuhi, bagian belakang dari residence card (Zairyū Card) kita akan diisikan alamat tempat tinggal kita dan diberi cap pengesahan oleh City Hall. Ini menjadi hal pertama yang perlu dilakukan karena hampir semua urusan administrasi selanjutnya (misal membeli nomor ponsel jepang atau membuat rekening bank) memerlukan redisidence card yang sudah disahkan tersebut.
2. Mengurus asuransi kesehatan nasional di City Hall
Asuransi kesehatan nasional di Jepang sifatnya wajib. Artinya kita perlu mendaftarkan diri dalam program ini. Tarif asuransi kesehatan di tiap kota bisa berbeda-beda. Yang pasti, untuk mahasiswa yang tidak memiliki pendapatan (beasiswa tidak dianggap sebagai pendapatan), terdapat tarif khusus yang lebih rendah.
3. Mengurus pensiun dan pembebasan iuran pensiun (Nenkin) di City Hall
Sebagaimana asuransi kesehatan, program pensiun juga sifatnya wajib diikuti untuk setiap orang dengan umur tertentu. Namun, bagi mahasiswa yang tidak memiliki pendapatan, iurannya bisa dibebaskan jika kita mengurusnya di City Hall.
4. Membuat rekening bank
Rekening bank diperlukan untuk kita menerima beasiswa. Pembuatan rekening bank dapat dilakukan di kantor cabang bank yang kita pilih. Berdasarkan pengalaman pribadi membuat rekening bank di JP Bank, saya diminta mempersiapkan residence card yang alamatnya telah disahkan, paspor, dan kartu pelajar.
5. Membeli nomor telepon (ponsel) Jepang
Nomor telepon jepang sering menjadi syarat administrasi dalam pengurusan berbagai macam hal. Oleh karena itu, penting untuk memiliki nomor telepon tersebut. Nomor telepon tersebut dapat dibeli secara langsung di kantor-kantor provider seluler, atau dibeli secara online. Berdasarkan pengalaman pribadi, untuk mendapatkan nomor telepon Jepang, perlu mempersiapkan residence card yang alamatnya telah disahkan di city hall.
3. Melakukan lapor diri di Kementerian Luar Negeri
Selain dengan pemerintah Jepang, kita juga perlu mengurus administrasi dengan pemerintah Indonesia. Untuk urusan administrasi tersebut, umumnya pemerintah mensyaratkan kita melakukan lapor diri melalui Kementerian Luar Negeri. Sebagai contoh, untuk mengurus pembebasan bea masuk barang pindahan ketika kita pulang kembali ke Indonesia, disyaratkan bahwa kita sudah melakukan lapor diri. Lapor diri juga penting dalam rangka pendataan penduduk dalam rangka Pemilu di luar negeri. Tata cara lapor diri tersebut dapat dilihat di https://peduliwni.kemlu.go.id. Tutorial lapor diri dapat dilihat pada video Youtube berikut:
3. Frequently Asked Questions (FAQ)
Apa yang perlu dipersiapkan ketika mengurus dokumen-dokumen tersebut?
Untuk melancarkan pengurusan dokumen-dokumen di atas, sebaiknya mempersiapkan:
1. Residence Card dan paspor sebagai identifikasi.
2. Surat kontrak sewa rumah/apartemen untuk membuktikan alamat tempat tinggal.
3. Student Card sebagai bukti bahwa kita adalah pelajar.
4. Penulisan Katakana dari nama kita. Beberapa dokumen mewajibkan kita mengisi nama kita dalam katakana. Oleh karena itu sebaiknya disiapkan terlebih dahulu. Contoh, katakana dari Yudhistira adalah ユディスティラ.
5. Sistem penamaan tahun di Jepang. Tahun jepang berbeda dengan tahun normal. Misalnya tahun 1990 disebut sebagai tahun Heisei 2. Sementara tahun 2024 disebut sebagai Reiwa 6. Terkadang kita diminta untuk mengisi tahun dengan format tahun Jepang (misal tahun kelahiran, tahun masuk ke Jepang, tahun pulang ke Indonesia). Oleh karenanya, tidak salah kalau kita mencoba memahami sistem tahun tersebut beserta penulisan kanji nya. Sistem tersebut dapat dipelajari di: https://groups.oist.jp/resource-center/japanese-year-converter.
6. Aplikasi Google Translate. Beberapa kantor City Hall menyediakan jasa penerjemah. Misalnya, di Kota Kusatsu, kita bisa meminta jasa penerjemah di lantai 2 City Hall. Namun jika jasa tersebut sedang tidak available, mau tidak mau kita harus bergantung pada bahasa isyarat dan Google Translate.
Apakah kita perlu membuat Hanko?
Hanko adalah stempel (stamp) yang digunakan oleh orang Jepang sebagai pengganti tanda tangan. Berdasarkan pengalaman saya selama ini, untuk pengurusan dokumen bagi orang asing, hanko dapat disubstitusi dengan tanda tangan. Jadi (untuk saya pribadi), Hanko tidak wajib untuk dibuat.
Apakah perlu membuat My Number Card?
My number card tidak wajib untuk dibuat. Tetapi saya mendengar cerita, ada beberapa kota yang memberikan insentif dalam bentuk cash jika kita membuat My Number Card. Untuk kasus tersebut, why not 🙂
Demikian tips bagi mahasiswa-mahasiswa baru di Jepang. Semoga bermanfaat. Jika terdapat masukan maupun koreksi, mohon ditambahkan di kolom komentar <3